Vous avez du mal à créer une formation certifiante Qualiopi en ligne ? Entre le référentiel national qualité à respecter, les besoins apprenants à intégrer, et les étapes administratives à suivre, le processus peut sembler labyrinthique.
Ne vous inquiétez pas : dans ce mini guide, on vous dévoile les clés pour structurer une formation en ligne conforme, rentable, et alignée sur les critères Qualiopi, tout en optimisant l’engagement de vos apprenants !
Comprendre Qualiopi et ses exigences pour les formations en ligne
Qu’est-ce que la certification Qualiopi et pourquoi est-elle importante ?
Qualiopi est une certification qualité obligatoire depuis 2022 pour les organismes de formation souhaitant accéder aux financements publics. Elle garantit des formations de qualité, respectant un référentiel national.
44 000 organismes en France détiennent ce précieux sésame.
previssima.fr
La certification Qualiopi ouvre les vannes des financements publics comme le CPF ou les OPCO. Elle rassure les financeurs et les apprenants sur la rigueur pédagogique. Les organismes certifiés peuvent intégrer la plateforme EDOF et répondre aux appels d’offres publics. 75 jours en moyenne pour obtenir le paiement des OPCO.
Le Référentiel National Qualité : critères et indicateurs à respecter
Le référentiel national qualité Qualiopi structure 7 critères et 32 indicateurs. Adaptés aux formations à distance, ces standards évaluent l’adaptation pédagogique, l’évaluation des acquis et l’accessibilité numérique. Un pilier solide pour structurer vos formations en ligne.
Les 7 critères du Référentiel National Qualité et leurs indicateurs clés pour les formations en ligne :
| Critère | Indicateurs principaux | Application concrète aux formations à distance |
|---|---|---|
| 1. Information du public | Communication claire sur les prérequis techniques (compétences numériques, équipement) | Fournir des informations détaillées sur les modalités d’accès, codes d’accès, ressources en ligne et éligibilité (ex. : CPF) |
| 2. Objectifs et adaptation | Analyse des besoins numériques et techniques des apprenants | Utiliser des questionnaires ou tests pour évaluer les compétences préalables et adapter le contenu via des modules personnalisés |
| 3. Accueil, suivi et évaluation | Mise en place d’un tutorat à distance et d’un suivi personnalisé | Offrir un accompagnement par messagerie, visioconférences ou forums, avec documentation des échanges |
| 4. Adéquation des moyens | Accessibilité technique de la plateforme pour tous les publics | Garantir une interface utilisable sur mobile, intégrant des options de contraste, sous-titres et navigation claire |
| 5. Qualification du personnel | Compétences démontrées des formateurs en pédagogie numérique | Former les intervenants aux outils digitaux et aux méthodes d’enseignement à distance (gamification, microlearning) |
| 6. Environnement professionnel | Documentation des pratiques innovantes en formation en ligne | Intégrer des outils comme les LMS collaboratifs, les simulateurs ou les contenus interactifs (quiz, vidéos 360°) |
| 7. Amélioration continue | Indicateurs de suivi de l’engagement et de la satisfaction | Analyser les taux de connexion, les résultats des sondages et les retours via des tableaux de bord en temps réel |
Les indicateurs Qualiopi pour formations en ligne insistent sur l’accessibilité numérique et la communication des prérequis techniques. Vérifiez les compétences numériques des apprenants, anticipez les difficultés techniques et simplifiez l’accès à votre plateforme.
La traçabilité des connexions et l’assistance technique en temps réel sont des points critiques pour l’audit.
Conditions d’éligibilité et prérequis pour obtenir la certification
Pour viser Qualiopi, votre organisme doit avoir un numéro de déclaration d’activité (NDA) et justifier d’au moins une prestation dans votre domaine. Pas d’âge minimum requis, mais une déclaration d’activité obligatoire dans les 3 mois suivant le premier contrat de formation.
Préparez votre NDA, procédures qualité documentées (programmes, évaluations, retours apprenants) et preuves d’adaptation pédagogique. Incluez les contrats de formation, les résultats des tests préalables et les attestations de compétences des formateurs.
Ne négligez pas les retours des enquêtes de satisfaction pour l’audit de surveillance.
David Licoppe
Le processus complet pour obtenir la certification Qualiopi
Étapes chronologiques du processus de certification
Cette démarche Qualiopi suit 8 étapes clés, de la préparation à l’audit de surveillance. 44 000 organismes en France l’ont déjà obtenue. Un accompagnement peut accélérer le processus. L’audit initial s’étale sur 1 à 3 mois, suivi d’un suivi triennal.
- Préparer un numéro de déclaration d’activité (NDA) et votre activité
- Identifier les indicateurs Qualiopi selon votre type d’organisme
- Rédiger vos procédures qualité et documents justificatifs
- Choisir un certificateur agréé (ex. : AFNOR, SGS, CERTIF)
- Préparer l’audit initial avec vos preuves de conformité
- Faire un audit blanc pour anticiper les écarts
- Planifier le suivi post-certification avec des audits de surveillance
Les tarifs oscillent entre 900€ et 1600€ HT par jour d’audit, selon le chiffre d’affaires et les sites. Un audit initial pour un petit organisme coûte environ 1000€ HT. Les OPCO, régions et FAF offrent des subventions. Les délais de paiement des OPCO sont en moyenne de 75 jours.
Conception d’une formation certifiante en ligne conforme à Qualiopi
Structuration pédagogique adaptée aux exigences Qualiopi
Vous l’aurez compris : la structuration pédagogique d’une formation Qualiopi en ligne repose sur des objectifs clairs, mesurables et alignés avec le référentiel national qualité. Comme pour les contenus pérennes, anticipez la mise à jour des modules pour garantir leur pertinence sur le long terme.
Pour une formation en ligne réussie, commencez par cartographier les besoins des apprenants via des questionnaires ou tests. Utilisez des outils comme Google Forms ou Typeform pour collecter des retours structurés. Documentez chaque étape de votre analyse pour l’audit Qualiopi.
Le storytelling peut structurer vos modules pour une meilleure rétention.
Création de contenus digitaux conformes aux standards de qualité
Pour créer des contenus qui collent aux critères Qualiopi, misez sur la diversité : vidéos interactives, quiz dynamiques, podcasts pédagogiques. Ces formats augmentent l’engagement et facilitent l’acquisition des compétences. Testez aussi les outils d’IA pour automatiser la rédaction de supports.
Parmi les outils recommandés et exigences Qualiopi. Ces plateformes intègrent des fonctionnalités de suivi pédagogique et des outils d’évaluation certifiants. Pour des supports visuels, Canva Pro ou Adobe Express permettent de créer des fiches synthétiques accessibles à tous les publics.
Mise en place d’un système d’évaluation continue conforme
Évaluation des compétences : pas de secret, il faut mixer quiz en ligne, études de cas interactives et suivi en temps réel via le tableau de bord de votre LMS. Ces outils capturent les progrès et identifient les lacunes rapidement.
Au-delà des quiz classiques, les tableaux de bord de suivi en temps réel (comme ceux des plateformes Talentsoft ou Docebo) permettent d’ajuster les parcours. Pour l’audit, archivez les résultats bruts, les retours individualisés et les plans d’accompagnement personnalisés.
La traçabilité des progrès est un critère clé pour les auditeurs.
Aspects techniques et choix de plateforme pour formations certifiantes
Sélection d’une plateforme LMS compatible avec les exigences Qualiopi
Une plateforme LMS conforme Qualiopi doit gérer les inscriptions, automatiser les documents et suivre la fréquentation des apprenants. Des outils comme Teachizy ou Agora Learning centralisent les données de connexion et les résultats d’évaluation pour l’audit. Vérifiez la traçabilité des actions et la sécurisation des données.
Comparatif des plateformes LMS selon leur compatibilité avec Qualiopi :
| Plateforme | Points forts | Limites |
|---|---|---|
| Agora Learning | Conforme Qualiopi, tableau de bord centralisé, gestion documentaire automatisée | Interface complexe pour les novices |
| 360Learning | Collaboration en temps réel, intégration d’outils externes | Coût élevé pour les petites structures |
| Docebo | IA pour personnaliser les parcours, suivi en temps réel | Adaptation limitée pour les formations techniques spécialisées |
Pour garantir la traçabilité, choisissez une plateforme avec espace sécurisé pour les fichiers administratifs. La gestion des données doit intégrer le RGPD, chiffrement et accès restreint. Pour l’audit, archivez les connexions, les résultats des évaluations et les retours des étudiants.
Gestion de l’accessibilité et de l’expérience utilisateur
Les normes RGAA exigent une interface utilisable par tous, y compris les personnes en situation de handicap. Activez les options de contraste, sous-titres et navigation clavier. Testez l’accessibilité via des outils comme Access42, qui certifie la conformité numérique.
- Contraste suffisant entre textes et arrière-plans
- Navigation clavier compatible avec les lecteurs d’écran
- Transcriptions et sous-titres pour contenus audiovisuels
- Alternatives textuelles pour images et graphiques
- Polices lisibles et tailles adaptatives
- Compatibilité avec outils d’assistance (JAWS, NVDA)
- Structure des pages accessible via balises ARIA
- Test d’accessibilité avec des utilisateurs réels
Pour limiter les abandons, optimisez l’expérience utilisateur avec une interface intuitive. Intégrez du contenu interactifcomme des quiz ou simulations. Pensez également à l’accessibilité lors de la rédaction de podcasts. Surveillez les taux d’engagement et ajustez les parcours via des tableaux de bord dynamiques.
Documentation technique et procédures requises
Préparez votre documentation technique avec des preuves de conformité. Incluez le registre des traitements RGPD, les guides d’utilisation de la plateforme et les certificats de sécurité. Pour l’audit, fournissez les contrats avec votre hébergeur et les audits de conformité RGAA.
Créez des tutoriels pour apprenants et formateurs. Ces supports doivent expliquer l’accès aux contenus, l’utilisation des outils d’évaluation et les procédures de signalement des incidents techniques. Documentez les mises à jour de la plateforme pour l’audit de surveillance Qualiopi.
Créer une formation certifiante Qualiopi en ligne, c’est garantir accès aux financements et crédibilité. En respectant le référentiel national qualité, en structurant des contenus pédagogiques alignés et en choisissant un LMS adapté, vous transformez votre projet en succès. Prêt à lancer votre formation Qualiopi ?
Le futur de votre organisme s’écrit dès maintenant !
